国土の自然条件から、地震や豪雨による災害が頻発する「災害大国」日本。こうした災害で被災した住民の迅速な生活再建を支援するために発行されるのが罹災証明書だ。罹災証明書は、災害により被害を受けた住家などの被害程度を証明する公的文書であり、市区町村が実施する被害状況を確認する現地調査（「被害認定調査」）によって、建物の被害程度が「全壊」「半壊」など ６ 区分に判定され、その結果が記載される。この判定結果に基づいて被災者生活再建支援金の給付額が決定されるほか、救援物資の受け取り、税金の減免、災害ごみの処理費用の減額といった各種手続きにも欠かせない。この罹災証明書は被災者の生活再建を支える重要な証明書であり、災害の際、自治体は迅速な発行が求められる。
2012 年（平成 24 年）7 月九州北部豪雨による
日田市内浸水被害 (1)（日田市提供）
内閣府では罹災証明書の発行のめどを 1 か月としているが、わずか1週間での発行を実現したのが、大分県日田市だ。日田市は大分県の西部、福岡県と熊本県に隣接した北部九州のほぼ中央に位置し、県内で ２ 位の面積を有する。そして、自然豊かな山間部と豊富な水が合流し市内を流れる三隈川の美しさから「水郷ひた」として知られている。この日田市に、2012 年、2017 年、2020 年、2023 年豪雨が襲い、数百棟から 1,000 棟以上の家屋損壊の被害をもたらした。
2012 年（平成 24 年）7 月九州北部豪雨による日田市内浸水被害 (2)（日田市提供）
日田市は罹災証明書の対応業務をいかに効率化し、驚くほどの迅速化を実現できたのか。同市が取り組んだ「罹災証明迅速化ソリューション」は、「Digi田（デジでん）甲子園2023」の民間企業・団体部門で内閣総理大臣賞を受賞した。この実現までの過程と成果について、同市の長谷部 忠氏（総務企画部 情報統計課 課長）、菅原 誠悟氏（同 企画課 企画調整係 主任）、中西 良太氏（同 税務課 資産税係 主査）、原田 陽広氏（同 税務課 資産税係 主任）にオンラインでお話を詳しく伺った。
左から 総務企画部 税務課 資産税係 主査 中西 良太氏、税務課 資産税係 主任 原田 陽広氏、
企画課 企画調整係 主任 菅原 誠悟氏、総務企画部 情報統計課 課長 長谷部 忠氏
困難を極めた罹災証明書発行業務
――罹災証明書は被災した住民の生活再建に必要不可欠な書類ですが、内閣府は罹災証明書発行までの期間として 1 か月をめどとしています。日田市では幾度もの豪雨災害で 100 件を超す建物・家屋が被害にあったとのことです。期間内の発行は大変だったと思いますが、いかがでしたか？
企画課 企画調整係 主任
菅原 誠悟氏
菅原 日田市は幾度もの災害を経験してきましたが、私たちは発災から初回交付までの期間短縮に特に注力してきました。罹災証明書を交付するまでには、調査計画の策定にはじまり、調査員の養成、現地調査の実施、調査結果の整理や検証などの工程があり、ここに時間を要しては 1 か月以内の交付が難しくなります。特に、被害棟数が多く長期間にわたって調査を実施する場合、初動から迅速な体制を構築しなければ、多くの被災者の方々へ 1 か月以内に罹災証明書を届けることができません。他の災害対応もあり、限られた人員で罹災証明書業務を行わなければならない中、迅速な初回交付を実現するためには業務の効率化が必要と考え、改善の取組を進めてきました。
――これまで、罹災証明書の対応業務はどのように進められていましたか。
2017 年（平成 29 年）7 月九州北部豪雨による日田市内すべり状況
（日田市提供）
菅原 2017 年（平成 29 年）は 1000 棟以上の被害調査があり、 7 月初旬の災害発生から 8 月 10 日ごろまで、職員が毎日朝 9 時から夜 9 時まで連続勤務する状況でした。調査自体は午前 9 時から午後 ４ 時ごろまでですが、帰庁後も紙での事務作業、清書、再計算、写真整理、翌日の調査準備といった作業に追われ、大変な状況でした。
――そうなると、休日なども関係なく処理しなければならない状況だったと思います。災害発生後の現地調査では、どのような点が特に大変だったのでしょうか。
菅原 こうした大規模災害への対応は平常時には行わない調査や交付業務です。ですから、どう対応を進めてよいかがわかる職員が十分にいないことが課題でした。2017 年（平成 29 年）の災害では、2012 年（平成 24 年）の災害で罹災証明書業務を経験した職員が、1 名税務課に在籍していたため何とか対応できましたが、短期間で調査できる職員をどう養成するかが一つのポイントでした。また、道路が通行できない、家屋が倒壊する危険があるなど、過酷な災害現場での作業には多くの危険が伴います。
税務課 資産税係 主任 原田 陽広氏
原田 内閣府が示している判定基準の指針は細かく、一度で覚えることは困難です。これまでは調査方法や判定基準を図解した参考図書などを持って現地調査を行っていましたが、日田市では主に梅雨末期に災害が発生するため、雨天時や 35 度以上の猛暑の中での調査となり、肉体的な負担も大きいものでした。また、被災現場では、崩壊した家屋や不安な表情の被災者を目にすることとなり、精神的にも負担が大きかったです。
住民から調査結果に不服や疑問が寄せられた場合は、再調査も必要になります。被害の判定は、同じ地域に所在していても、家屋の構造や周囲の地形などの影響によって異なることがあります。被災者の方に納得してもらう説明や根拠を示すためにも、調査後の記録整理や判定の検証を怠ることはできず、連日深夜に及び大変であったと記憶しています。
災害が毎年来てもおかしくないという認識に
――事務作業が紙ベースのために時間がかかっていた中で、まずは課内でできることとしてオフィスソフトを使ったデータ化などを進められたのですね。
菅原 2012 年（平成 24 年）の災害時は一から業務を構築する必要があり、後から見直すと効率化の余地が多くありました。50 年に一度の災害と呼ばれていましたが、わずか 5 年後の 2017 年（平成 29 年）に豪雨災害に見舞われることとなり、被害件数も増加したことから業務改善の必要に迫られることとなります。
当時は、申請書の情報がワードやエクセルの台帳で独立しており、その都度入力を繰り返す状況でした。私はもともとITに関する知識やスキルがあったわけではないので、災害発生直後から急遽オフィスソフトの勉強をし、一度入力した情報を使い回せるよう台帳を整備しました。さらにどうデータを組み合わせていくかを考慮しながら、データベースの活用や業務フローの改善に取り組み、基幹系システムの住民情報を活用し住民管理コードを入力すれば基本情報が半自動で入力されるマクロツールを自作するなど、精力的に業務改善を行っていきました。
その後、こうした災害が毎年来てもおかしくないという認識に変わり、以来毎年 6 月頃までに自分達で罹災証明書発行業務に係る研修会・勉強会を行い、業務マニュアルの点検や調査方法の継承に取り組んでいます。
通常、システムを開発ベンダーさんに依頼する場合、実際に使うユーザーと開発者の間で要件定義の調整が難しく時間を要する場合があります。しかし、私たちは自らがユーザーであり開発者でもあるので、そうした苦労はなく、災害対応の中で臨機応変に状況に即したツールの修正を行うことができました。このような取り組みにより、発災から罹災証明書交付までの日数を、2012 年（平成 24 年）は 22 日、2017 年（平成 29 年）は 16 日、2020 年（令和 2 年）は 14 日と、次第に短縮することができました。
――そういった課内での取り組みは、実務のなかで具体的にどのような効果をもたらしましたか。
菅原 より多くの職員を現地調査に回すことを目標に、内部の事務作業を削減できるようになったという点がたいへん大きいです。何度も繰り返す入力作業や印刷作業が削減され、点検作業も効率化されました。これにより、夜間により多くの時間を評価の検証に充てることが可能になりました。
共同研究を経て「住家被害認定調査システム」導入へ
――課内の取り組み効果が見られた上での、富士フイルムシステムサービス株式会社との共同研究に至った経緯を教えてください。
税務課 資産税係 主査 中西 良太氏
中西 同社が罹災証明発行迅速化のシステムを開発しているなか、度重なる豪雨災害から得られた日田市の知見や経験則を共有いただけないかという申し出があり、業務の省力化・効率化を切望していた私たちにとっても、罹災証明書の発行業務のDX化は大きなメリットであることから、税務課が中心となって共同研究を進めることになったのです。
――その共同研究の成果が、「罹災証明迅速化ソリューション」の導入として結実したわけですが、本システムのメリットはどこにあるとお感じですか。
菅原 「罹災証明迅速化ソリューション」は、調査計画の立案から罹災証明書の交付までの一連の業務を支援するために庁舎内で使用する「被害調査統合システム」と、実際に現地で調査に利用するための「家屋被害判定アプリ」の二つに分かれます。まず「被害調査統合システム」ではデータが一元化されて調査状況の把握や進捗管理が容易になり、事務作業が大幅に削減されました。また、位置情報や申請データを基に調査計画を自動生成する機能により、これまで深夜まで続いていた計画立案作業が効率化されました。タブレットからリアルタイムで現地調査のデータを受信できるため、進捗管理も容易になっています。
タブレットを活用して被害認定調査をしている職員
（日田市提供）
「家屋被害判定アプリ」については、調査員養成の課題解決にも大きく貢献しています。調査の精度は、調査員の経験や判断基準の理解度といった個人に属する面が大きかったのですが、タブレットによるガイド機能や画像付きの解説機能により、分厚い冊子を持ち歩かずとも適切な調査が可能になりました。また、紙での記録や清書、計算、検算といった作業が不要となり、大幅な労力削減につながりました。
――「被害調査統合システム」が持つ調査計画の自動生成機能は、班構成も支援しています。実際にAIで自動生成されたプランや班構成での業務についてはいかがでしょうか。
菅原 調査計画・班構成については、システムであらかじめ条件を設定できるようになっています。たとえば、調査員が慣れていない初期は 1 班あたり 5 件を担当する 3 班体制、その後慣れてきたら 1 班あたり 10 件で 6 班体制にするなど、状況に応じた変更も可能です。ただし、現地の地形や調査員の属性を考慮した判断が必要な場合もあります。たとえば、落石や倒木により通常の経路を回避しなければいけないなど、システムが認識できない情報があるときは、職員の判断を優先させた方が効果的です。共同研究の中では、このような計画の修正を容易に行えることも提言し、臨機応変に計画できるシステムを構築してもらいました。
2023 年（令和 5 年） 7 月の災害では 150 件程度の調査でしたので、システムと職員の判断を融合させた運用を行いましたが、2017 年（平成 29 年）のような 1,000 件規模になると膨大な情報を人が判断することが困難となるため、システムによる調査計画の効果が一層発揮されると思います。
――システム導入で業務の省力化が達成できた一方で、市民へのメリットとしてはどのような点が挙げられますか？
菅原 市民にとって最も直接的なメリットは、適正に判定された罹災証明書が迅速に交付されることで、支援制度を早期に受けられることだと思います。判定結果は支援金額に直結し、数十万円単位で変わってくるため、過大評価や過小評価などの評価のバラつきを防ぎつつ、早期再建に向けて動き出せることは大きなメリットだといえるでしょう。
罹災証明対応の担当者と応援要員
――罹災証明対応の業務は、担当する課が決まっているのでしょうか。
原田 基本的に税務課の固定資産税担当部署が担当しています。全国的にも家屋の税金を計算する部署が担当することが多いですね。不足する人員は固定資産税対応の経験がある職員で補いますが、能登半島地震のような大規模災害の場合、それ以外の職員も応援に入るかたちになると思われます。また日田市においては 2017 年（平成 29 年）の災害の際、土地家屋調査士会、行政書士会からの応援を頂いたことがあります。
――システムの導入により、今後は応援要請も不要になるのでしょうか。
原田 被害の規模によると思います。日田市における近年の水害は、比較的局所的な被害でしたが、能登半島地震のような大規模災害や広大な内水氾濫になると、やはり応援要員が必要になってくると思います。
菅原 従来は、建物評価の経験がない職員には調査を任せられませんでした。しかし、本システムを使えば、タブレットの操作方法さえ教えれば、ある程度しっかりとした調査ができるようになります。
また、他自治体から経験のない職員の応援があった場合、調査スキル養成の負担と応援期間との兼合いから、複雑なケースの調査をお願いすることが困難でした。それが、タブレット調査の導入により短期間でも調査員として応援を受け入れることができるようになったことは、大きな進展だといえるでしょう。
システム導入までの経緯
――どのくらいの期間を経て「住家被害認定調査システム」が導入されたのでしょうか。
菅原 2021 年（令和 3 年） 11 月に共同研究を開始し、日田市がシステムを本格導入したのは 2023 年（令和 5 年） 6 月になります。富士フイルムシステムサービスが標準パッケージ商品として販売を開始したのが 2023 年 4 月ですが、その後契約手続きなどを進め、日田市が全自治体で初の導入となりました。
――このシステムのイニシャルコストとランニングコストを教えていただけますでしょうか。
菅原 2 年以上におよぶ共同研究の成果をふまえ、初期費用は約 1,000 万円でした。運用費はシステム利用料、端末通信料など合わせて年間 100 万円弱です。なお、導入にあたってはデジタル田園都市国家構想交付金を活用しています。
共同研究を開始した当初は、私たちが独自に取り組んできたノウハウを富士フイルムシステムサービスに伝えるだけで終わると考えていました。しかし、システムの具体的な機能が見えてくる中で、数年に一度発生する災害への対応として、より高度なデジタル化の重要性がわかり、また、現在は経験やノウハウが継承されていますが、今後を見据えたときの不安から、徐々に導入を希望するようになったのです。
予算承認、平常時のシステム運用について
――新しいシステムの導入を希望されたときの周りの方の反応はいかがでしたか。
総務企画部 情報統計課 課長 長谷部 忠 氏
長谷部 自然災害の頻度が増加していることから、より高度なデジタル化の必要性は周囲でも認識されていましたので、特に懸念の声などはありませんでした。予算や財源措置については、私たち総務企画部の中の、防災・危機管理課、税務課、情報統計課で話し合いながら進めました。ただし、災害時以外の平常時の使用についての議論があり、その説明に関しては苦労しました。
原田 実際にこのシステムには家屋の情報などが備わっているため、平常時でも税務課の固定資産税業務での現地調査などに使用できるのではないかと思っています。
――そうしてその予算案は市長も認められたということですね。
長谷部 はい。当時の原田市長も共同研究の段階から関わっており、システムの必要性などについてよく理解していただいていたため、予算化については特に問題はありませんでした。
Digi田甲子園受賞の反響
――貴庁の「罹災証明迅速化ソリューション」を活用した取り組みは「Digi田（デジでん）甲子園2023」で内閣総理大臣賞を受賞していますが、その反響はありましたでしょうか。
菅原 こうした取材や講演の依頼があるほか、多くの自治体や議員及び議会からも関心を持っていただき、2024 年（令和 ６ 年）までには、約 20 近くの自治体、団体の方から視察や問い合わせがありました。異常気象の中どこで豪雨被害が起こっても不思議ではなく、自治体ではこうしたシステムの導入を急務と考える声が高まっているように思います。
システムの課題、今後の展望
――システムについて現在も残っている課題や改善点などありましたら教えていただけますか。
菅原 防災系システムは平常時の業務での利用方法が問われ、予算化の際に課題となります。いざというときにスムーズに運用するためにも平常時から慣れておく必要はあると考えています。また、罹災証明の調査に特化した現在の機能から、被災者台帳システムとの連携や、マイナンバーカードを使用したコンビニでの罹災証明書再発行など、災害対応全般への展開を期待しています。災害が発生すると多くの場面で罹災証明書が必要となるため、さまざまな業務やシステム間を連携させることは重要と考えています。
さらに現在でも、調査員が現地に行く必要があるという課題は残っています。富士フイルムグループは日本を代表するカメラや画像解析の企業ですので、空撮画像などの画像解析により、現地に行かなくても一定程度罹災証明書が発行できるような技術開発を期待しています。
DX化こそが防災の「事前の備え」
――今回の日田市の取り組みについてご興味をお持ちの自治体に向けてメッセージをお願いいたします。
菅原 災害対応は通常業務とは別に行うため、災害対応に時間や人員をかければかけるほど、本来行うべき行政サービスの低下を招くこととなります。たとえば税務課では、適正な課税や税収確保といった本来の業務に支障をきたすことになります。また、過酷な災害現場での業務が長期間にわたって続き、災害対応が落ち着いた後も、遅れた業務を取り戻すために大きな負荷が生じることは、職員の疲弊へとつながります。こうした事態を回避するためにも、デジタル技術の活用等により、災害対応の迅速化や効率化を目指す必要性は高いと思います。
原田 どの自治体でも人員が限られている中、まずは命に直結する避難誘導や避難所運営に人員を配置する必要があります。その一方で、罹災証明書の発行も同時に進めなくてはいけません。DX化により罹災証明書の対応業務の負担が減り、より重要な現場対応に人員を回すことができるのは、大きなメリットだといえるでしょう。
長谷部 災害時には避難所運営、被害状況把握、応急復旧、災害ごみ処理など膨大な業務が発生し、さらに通常業務も継続しなければなりません。職員は 24 時間体制での災害対応を求められるため、業務の効率化はとても重要です。しかし業務を災害発生時に急に効率化することはできません。やはり、防災の原点として事前の備えこそが重要で、災害はいつどこで起きるかわかりませんから、常にその備えが必要になります。
中西 DXは、ただ単にシステムを導入すればよいというものではないと思います。一連の業務の中でどこをシステム化していくのか、しっかりと体系立てて導入することが重要です。もし日田市の取り組みについてご興味がある自治体は、ぜひお問い合わせいただければと思います。
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日田市は同県 2 位の面積を有するだけあり、調査要員も広域に分散せざるを得ないという事情もある。幾度もの甚大な自然災害の被害を受け、限られた人員で昼夜なく作業を行うことを強いられていた日田市だが、「罹災証明迅速化ソリューション」はそんな同市のリアルな被災経験と学び、切実さがあったからこそ実現されたソリューションといえるだろう。
菅原氏の語ったように、DXによる効率化は災害時における「通常の行政サービス」の質を担保することにもなり、それは当時の日田市長 原田啓介氏が繰り返し口にしてきた「被災した市民の悲痛な声に耳を傾ける時間を確保する」1ことにつながっていくのだろう。
「罹災証明迅速化ソリューション」を活用した取り組みは、香川県や石川県、愛知県など市域を越えて注目を浴び、全国へと広まりつつある。その展開に今後も注視し、わが国における防災DXにさらなる進展をもたらすことを期待したい。
* 本記事は、 地方公共団体DX事例データベースに掲載しているDX事例「罹災証明発行を迅速にするDX」の特集記事となっています。こちらもあわせてご覧ください。