展開地域名: 宮崎県 都城市
解決すべき課題
■都城市では、市民向けイベントや健診プログラムへの参加予約を電話のみ受け付けるという方法を採用していた。
● 市民がイベントや健診プログラムの参加を予約する場合、市役所の開庁時間に電話しなければならず、予約記録が残らないため、その後も予約したことを忘れてしまうということがあった。
● 結果として予約者数が伸びなかったり、参加予約があっても欠席者が多かった。
● 一方、職員側でも本来の業務を止めて電話応対をしなければならず、予約者に情報を口頭で対応するのも手間であった。またそれをエクセルに入力し、ワードで出席可否等の回答があったものを職員が集計・加工していた。そのなかで、参加者の属性情報を分析するのも苦労していた。
● インターネットの予約システムを導入しようにも、役所が独自に使用している既存のインターネットシステムでは使いづらく、個人情報も課ごとに管理するため、コストがかかるという課題があった。
・行政ネットワークの LGWAN を使用したシステムで業務を行っており、インターネットに接続した PC は課のなかで 1 台もしくは 2 台のみ。そのため既存の予約システムについてはその PC まで移動しなくてはならない状況であった。
（経革広場「都城市におけるクラウドサービス活用による地方自治体の革新～地域力向上とデジタルトランスフォーメーションの実践～」、都城市「「都城市DXチャレンジプロジェクト」採択事例」参照。）
解決の手法
■本課題解決に向けて、同市は自治体の SaaS として LGWAN環境とインターネット環境に両者に対応するクラウドサービス、汎用予約システム「otetsuzuki」をシフトプラス㈱と共同開発し、導入した。
● otetsuzuki は LGWAN とインターネット回線からアクセス可能。また、インターネットから LGWANへのファイル送信時には、ファイルが無害化される。
● アカウント情報を自由に払い出し可能という契約になっており、80 の課がある都城市役所では、全ての課にこのアカウントを払い出ししている。
＜otetsuzuki＞
● 予約・申請受付WEBページ（フォーム）を職員が作成・公開し、従来窓口、電話、郵送等で対応していた各種行政手続きをオンラインで行えるようにするシステム。フォームは、パーツを組み合わせるだけで簡単に作成できるようになっている。住民はスマホや PC から手続きが可能。
・制度運用に合わせて柔軟にフォームを作成することができ、過去に作成したフォームは再利用が可能なため、初めての利用者でも扱える。
ーotetsuzukiの機能ー
・WEB受付：
利用者はスマホ・PC から WEBサイトにアクセスし手続きを行う。職員が管理システムから代わりに入力して手続きを行うことも可能。
2025 年より仮予約機能を追加。利用日時だけで予約枠を確保でき、その後で必要な情報を予約希望者よりヒアリングできるようになった。このため代わりに予約対応している間に他の希望者より枠を取られる事態を防止できる。
・各種メール送信：
予約・申請完了時に予約・申請完了メールが送信される。予約日前にはリマインドメールの自動送信が可能。
・予約会場ごとの時間枠及び予約上限設定：
予約会場を複数設定することが可能。また時間枠と予約上限の設定が可能。
・ファイルアップロード（無害化対応）：
画像や書類などのデータをフォーム上でアップロードできる。LGWAN上でインターネットからアップロードされたファイルのダウンロード時には無害化処理される。
・オンライン決済：
事務手数料などの手続きに発生する各種料金をフォーム上で決済できる（現在はクレジットカード払いのみの対応）
・マイナンバーカード連携（追加予定機能）：
・弊社公的個人認証アプリIAMと連携により公的個人認証が必要な手続きにも活用できる。
※IAMについてはこちらを参照：https://www.vled.or.jp/dx-cases/?id=341
（PR TIMES「LGWAN対応汎用フォーム作成システム「otetsuzuki＜おてつづき＞」正式リリース！予約や申請などの様々な行政手続きをオンライン化することが可能に」、「マイナンバーカードの受け取り・更新予約は「otetsuzuki」で窓口混雑を解消〜更新ラッシュ・交付ラッシュに備える、住民も職員も楽になるWEB予約システム〜」、「【新機能リリース】汎用予約システム「otetsuzuki」が進化！より柔軟で効率的な住民サービスを実現〜業務効率化と住民サービス向上を実現する5つの新機能搭載〜」、シフトプラス株式会社「公共DX事業「LGSTA<レジスタ>」、「otetsuzukiで予約・申請・受付を便利にオンライン化」参照。）
解決における工夫点
・開発費については一部同市が負担しているが、横展開を可能にすべく汎用の形にすることで開発費を抑えられた。
・汎用のシステムとして同システムを活用する自治体は実質利用料のみの使用とできている。
・クラウド活用により、初期費用が安価でデータ保管、バックアップが強固、サーバー負荷の面からも安定運用が可能であり、自治体の継続的に提供すべき住民サービスの業務にあうようになっている。
・他自治体と共有を前提にサーバーをたてつけ、自治体によって予約のピーク時間も異なりサーバーを有効活用できる。その意味で運用費用も安価で済むようになっている。
事例による成果
● スマートフォンや PC で、いつでもイベントや健診などの参加予約が可能となり、リマインドメールの送付により、イベントや健診プログラムへの参加率が向上した。
● 電話対応も減少し、本来の業務に専念できるようになった。
● 自治体専用ネットワークの LGWAN からもアクセス可能なので、職員の自席からの予約管理とフォームに入力された申し込みデータ、イベント終了後のアンケートデータなどが確認可能となり且つフォームに入力されたデータも一括で取得できるようになった。
● 集計等の事務が効率化された上、参加者の属性情報分析も簡単に行えるようにもなった。
（都城市「「都城市DXチャレンジプロジェクト」採択事例」参照。）
● 本取り組みは「全国クラウド実践大賞2023九州・沖縄大会」で「優秀賞」を受賞（2023 年 10 月）
※「全国クラウド実践大賞」は 2024 年からは「全国ワークスタイル変革大賞」へと発展
（PR TIMES「「全国クラウド実践大賞2023九州・沖縄大会」で「優秀賞」を受賞しました！」、日本デジタルトランスフォーメーション推進協会「全国ワークスタイル変革大賞2025 募集開始！」参照。）
事例が与えた影響
■都城市は街全体の予約オンライン化を推進しており、otetsuzuki は地域内横展開もしている。こうした地域との共創で地域の魅力も高めている。
● 第三セクターや指定管理者など、市が管理委託を依頼している関係機関に対して、アカウントを配布している。
・例：道の駅、観光協会、スポーツコミッション、スポーツ協会など
・2023 年（令和 5 年）10 月からは葬祭事業者にも配布。斎場予約システムにかかるコストを大幅に削減できた。
事例の継続性
継続運用中
参考資料
本事例は、「一般社団法人日本デジタルトランスフォーメーション推進協会（JDX） デジタル時代に選ばれる企業へのチャレンジを共有！全国クラウド実践大賞2023九州・沖縄大会」を中心として、以下の資料を参照して編集しています。
※ 以下の資料の参照先は、調査時点でのものです。参照先の構成によっては、リンク切れとなっている場合があります。あらかじめご承知おきください。
■一般社団法人日本デジタルトランスフォーメーション推進協会（JDX）
・デジタル時代に選ばれる企業へのチャレンジを共有！全国クラウド実践大賞2023九州・沖縄大会
https://www.youtube.com/watch?v=d71WzXxt6xE
■経革広場
・「アナログ改革」から始める、都城市の持続可能なDX戦略 公開 2026.03.17
https://www.keikakuhiroba.net/jirei/miyakonojo-dxawards2025/
■都城市
・都城市 オンライン行政手続き
https://otetsuzuki.jp/miyakonojo-city
・「都城市DXチャレンジプロジェクト」採択事例 記事ID：67085 更新日：2026年8月5日更新
https://www.city.miyakonojo.miyazaki.jp/soshiki/99/67085.html
・定例記者会見資料（令和５年 10 月３日） 都城市斎場火葬予約のオンライン受付を開始
https://www.city.miyakonojo.miyazaki.jp/uploaded/attachment/29352.pdf
■シフトプラス株式会社
・LGWAN対応汎用フォームシステム 「otetsuzuki」
https://otetsuzuki.jp/
・otetsuzukiで予約・申請・受付を便利にオンライン化
https://www.lgsta.jp/otetsuzuki/
・公共DX事業「LGSTA<レジスタ>」
https://www.shiftplus.co.jp/about/business/lgsta/
・総合行政プラットフォーム LGSTAの特長
https://www.lgsta.jp/
・沿革
https://wwwnew.shiftplus.co.jp/about/history/
■note
● 宮崎県都城市デジタル統括課
・全国の最先端を、都城から ～都城市DXチャレンジプロジェクトの歩みと、採択への道しるべ～
https://note.com/rich_auklet522/n/nc56da86dd194
■PR TIMES
・マイナンバーカードの受け取り・更新予約は「otetsuzuki」で窓口混雑を解消〜更新ラッシュ・交付ラッシュに備える、住民も職員も楽になるWEB予約システム〜 2026年8月3日
https://prtimes.jp/main/html/rd/p/000000214.000056138.html
・【新機能リリース】汎用予約システム「otetsuzuki」がさらに使いやすく！業務効率を劇的に向上させる2つの新機能を搭載 2026年7月31日
https://prtimes.jp/main/html/rd/p/000000213.000056138.html
・【新機能リリース】汎用予約システム「otetsuzuki」が進化！より柔軟で効率的な住民サービスを実現〜業務効率化と住民サービス向上を実現する5つの新機能搭載〜 2025年3月27日
https://prtimes.jp/main/html/rd/p/000000135.000056138.html
・「全国クラウド実践大賞2023九州・沖縄大会」で「優秀賞」を受賞しました！ 2023年10月16日
https://prtimes.jp/main/html/rd/p/000000137.000085339.html
・LGWAN対応汎用フォーム作成システム「otetsuzuki＜おてつづき＞」正式リリース！予約や申請などの様々な行政手続きをオンライン化することが可能に 2023年4月11日
https://prtimes.jp/main/html/rd/p/000000068.000056138.html
・全国ワークスタイル変革大賞2024、受賞企業・団体を発表！～地域と従業員の幸せを生み出す先進事例を表彰～ 2024年12月20日 11時06分
https://prtimes.jp/main/html/rd/p/000000093.000115435.html
■日本デジタルトランスフォーメーション推進協会
・全国ワークスタイル変革大賞2025 募集開始！ 2025年6月10日
https://jdxa.org/news/20250610ws/
■ 愛媛新聞
・【新機能リリース】汎用予約システム「otetsuzuki」が進化！より柔軟で効率的な住民サービスを実現～業務効率化と住民サービス向上を実現する5つの新機能搭載～
2025年3月27日
https://www.ehime-np.co.jp/article/prtimes51983
関連する図表・動画
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都城市 デジタル統括課
Tel: 0986-23-2156（直通）
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